Een melding seksuele intimidatie, wat nu?!

Steeds meer organisaties krijgen te maken met meldingen van seksuele intimidatie of andere  ongewenste omgangsvormen. Dit komt niet zozeer omdat het tegenwoordig vaker voorkomt, maar meer door een toegenomen maatschappelijke aandacht voor het onderwerp en verschuivende normen & waarden, waardoor het taboe hierop steeds meer verdwijnt. Veel organisaties en bedrijven besteden daarom in hun personeelsbeleid aandacht aan omgangsvormen en stellen bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon aan. De drempel om melding te maken van ongewenste omgangsvormen wordt daardoor verlaagd, met als gevolg meer meldingen. Dat betekent dus niet per se meer problemen: het betekent dat mensen over ongewenst gedrag durven te praten.  

Stappenplan

Een melding in je organisatie kan best schrikken zijn, want wat moet je dan eigenlijk doen? Er zijn een aantal stappen die gezet moeten worden:

  1. Ga het gesprek aan met melder
  2. Leg de melding vast
  3. Stel eventueel een onderzoek in
  4. Neem passende maatregelen
  5. Bied nazorg aan betrokkenen
  1. Gesprek met de melder

Iedere melding van seksuele intimidatie of seksueel grensoverschrijdend gedrag moet serieus worden genomen. De emotionele impact van dergelijke meldingen is groot, zowel voor het slachtoffer als de andere betrokkenen. Het doen van een melding vergt dan ook veel van een melder. Het is daarom van belang om het gesprek met de melder aan te gaan om te horen wat zijn of haar ervaring is. Dit moet uiteraard op empathische wijze gebeuren, zonder dat er meteen een standpunt wordt ingenomen over de kwestie. Een verhaal heeft namelijk altijd twee kanten.

In het gesprek moet aan de orde komen wat er is gebeurd,  de omstandigheden waaronder iets heeft plaatsgevonden en hoe de melder een en ander heeft ervaren.  Daarbij moet ook gecheckt worden of de melder de melding  kan onderbouwen met bijvoorbeeld e-mails, sms- of whatsapp berichten. Ter ondersteuning van de melder kan het prettig zijn als een vertrouwenspersoon bij dit gesprek aanwezig is.

Naast een gesprek met de melder, kan het in sommige gevallen ook goed zijn om daarna het gesprek aan te gaan met degene die zich volgens melder schuldig heeft gemaakt aan de ongewenste omgangsvormen; de ‘beschuldigde’. Dit moet wel met instemming van de melder gebeuren. Dat er op enig moment sprake moet zijn van wederhoor, spreekt voor zich. Een beschuldigde moet  zich namelijk kunnen verdedigen tegen de geuite beschuldigingen aan zijn of haar adres. Want wat is er volgens de beschuldigde gebeurd en wat waren zijn of haar intenties? Er zijn situaties voorstelbaar dat hiermee nog wordt gewacht, bijvoorbeeld wanneer er signalen zijn dat er meer slachtoffers zijn.

  1. Vastleggen van de melding

Los van de mogelijke vervolgstappen die na de melding worden gezet, is het verstandig om de melding schriftelijk vast te leggen. In dat kader raden wij het ook aan om van de gesprekken die zijn gevoerd met de melder en de beschuldigde gespreksverslagen te maken en deze ter verificatie voor te leggen aan hen. Het vastleggen van een melding dient niet alleen te gebeuren vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid, maar het geeft een organisatie ook inzicht in de hoeveelheid en de aard van de meldingen die er worden gedaan. Dit vormt dan de  onderbouwing voor eventuele vervolgstappen of maatregelen, zowel rechtspositioneel als organisatorisch.

  1. Stel eventueel een onderzoek in

Soms kan worden volstaan met alleen gesprekken met de melder en de beschuldigde. In bepaalde gevallen is een (uitgebreider) onderzoek noodzakelijk, bijvoorbeeld wanneer onduidelijkheid bestaat over wat er precies is voorgevallen of als de melder en beschuldigde een andere lezing van de situatie hebben. Soms valt ook niet uit te sluiten dat er meer ‘slachtoffers’ zijn. Een onderzoek kan  ook belangrijk zijn als de impact van de kwestie dusdanig groot is binnen de organisatie dat er eerst duidelijkheid moet komen over de feiten, voordat de organisatie (rechtspositionele) maatregelen kan treffen. Een onderzoek biedt deze duidelijkheid. Er wordt in kaart gebracht wat de feiten en omstandigheden zijn en hoe een en ander door betrokkenen is ervaren. Ook heeft een onderzoek een signaalfunctie. De organisatie laat daarmee zien dat de veiligheid van medewerkers serieus wordt genomen en seksuele intimidatie niet getolereerd wordt. Een onderzoek kan intern of extern worden uitgevoerd. Een extern onderzoek kan worden gezien als een zwaar middel, maar het levert de noodzakelijke en gewenste duidelijkheid, zonder schijn van een eventuele vooringenomen positie.

  1. Neem maatregelen

Als uit onderzoek blijkt dat er inderdaad sprake is van seksuele intimidatie of ander ongewenst gedrag, is het van belang dat er wordt opgetreden tegen de persoon die zich hieraan schuldig heeft gemaakt. Daarmee kun je als werkgever laten zien dat je dergelijk gedrag niet accepteert. De rechtspositionele maatregelen zullen afhangen van de ernst van de gedragingen en de verwijtbaarheid hiervan. Het is zeker niet zo dat ieder ongewenst gedrag kan worden bestraft met een ontslag op staande voet. Daar zal een rechter niet in mee gaan. Andere rechtspositionele maatregelen die kunnen worden getroffen zijn bijvoorbeeld het geven van een waarschuwing, het overplaatsen van de beschuldigde of een voorwaardelijk ontslag. Bij  het bepalen van deze maatregelen spelen de volgende factoren een rol:

  • Is de persoon al eens eerder betrokken geweest bij ongewenst gedrag en in dat kader ook al aangesproken?
  • Kon de betreffende persoon weten dat de organisatie dit gedrag als onacceptabel beschouwt, bijvoorbeeld vanwege geldende interne regelgeving?
  • Wat is de cultuur van de organisatie? Is de betreffende persoon de enige die zich binnen de organisatie hieraan schuldig maakt of is er sprake van een bepaalde cultuur waarin dit gedrag aan de orde van de dag is?

Naast rechtspositionele maatregelen is het soms ook nodig of wenselijk om organisatorische maatregelen of aanpassingen in beleid en regelgeving door te voeren. Een melding kan bijvoorbeeld aan het licht brengen dat een organisatie geen actuele klachtenregeling of meldprocedure heeft. Naar aanleiding van een melding kun je ook de gedragscode van de organisatie nog eens tegen het licht houden. Wellicht wordt daarin onvoldoende het onderwerp omgangsvormen belicht. Als er problemen in de organisatiecultuur blijken te zijn – bijvoorbeeld door het ontbreken van gezonde grenzen tussen werk en privé, of wanneer er een angstcultuur heerst – is het wellicht zelfs noodzakelijk dat er een cultuuromslag plaatsvindt en moet er intern een traject worden gestart om dat te bewerkstelligen.

  1. Nazorg

Zoals eerder opgemerkt heeft het doen van een melding veel impact. Het bieden van nazorg is daarom van groot belang. Uiteraard voor de melder zelf. Als je op de werkvloer slachtoffer wordt van seksuele intimidatie, zul je dat nog lange tijd met je meedragen en de werkplek zal daarna voor deze persoon ook niet meer hetzelfde zijn als voor het incident. Wees daarop alert en biedt ondersteuning en ruimte waar nodig. Als je deze ondersteuning als organisatie niet zelf kan bieden, zorg dan dat deze extern wordt aangeboden.

Nazorg kan uiteraard ook nodig zijn voor andere medewerkers. Daarbij kan het gaan om de directe collega’s van de melder of de betrokkene. Ook voor hen kan het impactvol zijn dat er op de werkvloer – tussen collega’s die ze kennen – ongewenst gedrag heeft plaatsgevonden. Maar ook de degene die zich schuldig heeft gemaakt aan seksuele intimidatie moet niet vergeten worden. Als deze persoon binnen de organisatie blijft, zorg dan ook voor een goede begeleiding, Al is het alleen al om herhaling te voorkomen.